Due Diligence: AVG-proof?

Tijdens een overnametraject wisselen de verkoper en de potentiële koper veel informatie uit over de te (ver)kopen onderneming, vooral tijdens het due-diligence-onderzoek. Tijdens het DDO worden persoonsgegevens van werknemers uitgewisseld. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van personeelsdossiers of informatie over de arbeidsvoorwaarden. Echter, ook bij een overname dient de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nageleefd te worden. Op basis van onze kennis en ervaringen hebben we de belangrijkste vragen en antwoorden rondom het waarborgen van de privacy bij due-diligence-onderzoeken op een rijtje gezet.

Hoe zorg je als verkoper voor veilige data-uitwisseling?

Maak te allen tijde gebruik van een beveiligde dataroom. Daarnaast denken partijen vaak dat ze ‘safe’ zitten omdat er een geheimhoudingsverklaring (NDA) is getekend. Een dergelijke verklaring ziet normaal gesproken niet op persoonlijke data maar op commerciële data, bedrijfsmodellen, strategie, klanten en cijfers. Zo’n NDA heeft AVG-technisch dus weinig waarde. Bij BHB Dullemond maken wij gebruik van een aanvullend protocol dat de AVG-afspraken wel dekt. Dit protocol zegt bijvoorbeeld ook iets over de situatie waarin de DDO door een koper wordt uitbesteed. Door het gebruik van het protocol lopen partijen minder risico om in strijd te handelen met de AVG en worden ze zich ook bewuster van de risico’s. Ze gaan dus bewuster met de data om.

 

Mag je personeelsgegevens uitwisselen tijdens een DDO?

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn hier regels voor opgenomen. Als verkoper ben je primair verantwoordelijk voor de data die je deelt in een DDO. Je bent verplicht om zo min mogelijk persoonlijke data te delen. Dit betekent dat een verkoper in eerste instantie geanonimiseerde documenten m.b.t. het personeel (zoals een personeelslijst, overzicht van ziekteverzuim, etc.) zal moeten verstrekken en alleen data die relevant is voor een koper. Als koper word je tijdens het DDO vrijwel altijd medeverantwoordelijk voor de persoonlijke data die ter beschikking wordt gesteld in een DDO. Ook voor een koper is het daarom van belang om niet direct te veel data te ontvangen (in het kader van: wat je niet hebt kun je ook niet ook kwijtraken / lekken).

 

Wat doe je met de uitgewisselde data na afronding van het DDO-traject als de deal doorgaat?

Indien verkoper en koper tot een overeenstemming komen haalt men de informatie uit de dataroom veelal naar een USB-stick die uiteindelijk bijlage is bij de transactiedocumentatie. Hiernaar wordt dan verwezen als ‘bekendgemaakte informatie’ hetgeen impact zal hebben op het door koper inroepen van garanties. Voor wat betreft de persoonlijke data geldt ook nog eens dat koper zo snel als mogelijk de personen om wie het gaat dient in te lichten over de koop en dus het feit dat hij/zij de gegevens houdt en verwerkt op een bepaalde wijze. Dit zal een verkoper meestal niet expliciet meekrijgen. In de praktijk informeert een verkoper vaak het personeel over de overname en komt pas veel later de koper om de hoek kijken met haar eigen beleid en bedrijfsprocedures. Voor de AVG is dit eigenlijk te laat.  

 

Wat doe je met de uitgewisselde data na afronding van het DDO-traject als de deal niet doorgaat?

Indien er geen deal tot stand is gekomen, dient de afgehaakte koper de data – die hij naar zijn eigen gegevensdragers gehaald heeft – op veilige wijze te vernietigen. De beveiligde dataroom zal door de dataroomprovider worden leeggehaald en de data wordt vernietigd.

 

Over Lisette van Gils van BHB Dullemond overnames en advies B.V.

Lisette van Gils is als M&A Jurist verbonden aan BHB Dullemond en is verantwoordelijk voor de juridische begeleiding tijdens fusie- en overnametrajecten. Tevens is zij voor onze klanten een vertrouwd adviseur aangaande governance en vennootschappelijke vraagstukken, commerciële overeenkomsten en andere juridische vraagstukken. Wilt u ook eens praten over bijvoorbeeld AVG compliance tijdens een Due diligence of in het kader van een overnametraject, maak dan vrijblijvend een afspraak met Lisette. Zij neemt graag de tijd om met u mee te denken.

 

Contactgegevens

T. 033-480 54 82

E. lisette.vangils@bhbdullemond.nl