'Niet tegenover de klant, maar naast de klant'

Het in 2010 opgerichte Syfers is een modern en innovatief administratiekantoor dat zichzelf onderscheidt door technologie en klantgerichtheid centraal te stellen. Waar traditionele kantoren vaak blijven hangen in oude werkwijzen, kiest Syfers voor een andere aanpak. Naast het administratiekantoor vallen onder de Syfers Groep ook een accountancy-, verzekerings- en hypotheekkantoor, wat zorgt voor een breed scala aan diensten. Met een sterke focus op IT-oplossingen en automatisering biedt Syfers niet alleen boekhoudkundige diensten, maar ook waardevolle data en strategisch advies. Wij spraken met Ivo Schoffelen, mede-eigenaar en directeur van Syfers, en vroegen hem hoe Syfers deze groei heeft gerealiseerd en waarom het bedrijf een voorbeeld is van moderne financiële dienstverlening.

Innovatie en klantgerichtheid als basis

“Bij Syfers staat innovatie voorop,” zegt Schoffelen. “We zijn een ITgedreven kantoor dat technologie gebruikt om klanten beter te helpen.” De dienstverlening van Syfers is gericht op een aantal specifieke branches, waaronder fysiopraktijken, horecazaken, dierenklinieken, IT-bedrijven en zzp’ers. Voor deze sectoren heeft Syfers branchespecifieke softwarekoppelingen ontwikkeld. Een goed voorbeeld hiervan is de fysiotherapiebranche, waar Syfers een koppeling heeft ontwikkeld tussen de patiëntendossiers en declaratiesoftware en hun eigen boekhoudpakket. Dit zorgt ervoor dat data naadloos wordt geïntegreerd en klanten direct toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. “Het gaat erom dat we niet alleen de boekhouding verzorgen, maar ook dat we inzicht leveren waarmee klanten hun bedrijf kunnen sturen” legt Schoffelen uit. Door de focus op automatisering kunnen processen sneller en efficiënter verlopen, wat niet alleen tijd, maar ook frustratie bespaart voor zowel Syfers als de klant.

Basecone: een innovatieve spin-off

Technologie is altijd een belangrijk onderdeel geweest van de strategie van Syfers. Een goed voorbeeld hiervan is Basecone, een scan en herkensoftware die ooit vanuit Syfers is ontstaan. Basecone ontstond vanuit een duidelijke behoefte: “Het ondernemers makkelijker maken om documenten (via mobile-app) aan te leveren,” vertelt Schoffelen. De software maakt het bovendien mogelijk facturen en andere documenten veel sneller en accurater te verwerken. Het succes van Basecone was zo groot dat het uiteindelijk onderdeel is geworden van Wolters Kluwer.“Het was een bevestiging dat onze focus op innovatie de juiste is,” voegt Schoffelen toe.

Een nieuwe manier van werken: abonnementenmodel

Syfers werkt sinds de oprichting met een abonnementenmodel in plaats van het traditionele uurtjefactuurtjemodel. Dit biedt niet alleen meer transparantie voor klanten, maar zorgt er ook voor dat er een laagdrempelige relatie ontstaat. “We willen dat klanten zich vrij voelen ons te benaderen, zonder dat ze bang zijn dat er direct een factuur volgt. In ons model zijn boekhouding, jaarwerk, fiscale aangiften en advies inbegrepen. Dit maakt ons werk niet alleen efficiënter, maar verbetert ook de klantrelatie,” zegt Schoffelen. “Door het abonnementenmodel zijn klanten eerder geneigd advies te vragen en gebruik te maken van de volledige dienstverlening van Syfers.” 

Strategische groei en klantsegmentatie

Syfers heeft in de afgelopen jaren een indrukwekkende autonome groei doorgemaakt, maar heeft daarnaast ook strategische overnames gedaan. “We groeien jaarlijks met zo’n 20 procent,” vertelt Schoffelen. “Dit komt doordat we continu investeren in innovatie en het verbeteren van onze dienstverlening.” Een belangrijk onderdeel van deze strategie is klantsegmentatie. Syfers verdeelt klanten in verschillende segmenten en focust op diegenen die het beste passen bij de werkwijze van het kantoor. “We willen klanten die begrijpen dat digitalisering noodzakelijk is. Dat verlaagt de frustratie, zowel voor hen als voor ons,” aldus Schoffelen. 

De toekomst: automatisering en AI

De toekomst van de accountancy ziet Schoffelen duidelijk voor zich: automatisering en AI zullen een grote rol spelen in het transformeren van de sector. Hij verwacht dat binnen vijf tot zes jaar veel werk van boekhouders en controllers geautomatiseerd zal zijn. “De echte waarde ligt in het benutten van data en IT om bedrijfsprocessen te optimaliseren en strategische beslissingen te ondersteunen. De rol verschuift meer naar die van strategisch adviseur,” legt Schoffelen uit. “Bij Syfers wordt al gebruikgemaakt van AI om processen te versnellen en fouten te minimaliseren. De technologie is er klaar voor, en wij zorgen ervoor dat we vooroplopen in deze ontwikkelingen. Uiteindelijk draait het om het bieden van de beste oplossing voor onze klanten, met behoud van het persoonlijke aspect.” 

Het belang van mensen

Ondanks de technologische vooruitgang blijft de menselijke factor de kern van het succes van Syfers. “Onze medewerkers zijn onze grootste troef,” zegt Ivo Schoffelen. Terwijl veel administratiekantoren kampen met arbeidskrapte, heeft Syfers de afgelopen jaren het personeelsbestand jaarlijks met zo’n 25% weten te laten groeien. Dit succes is te danken aan een werkomgeving waarin medewerkers de ruimte krijgen te groeien en te innoveren. Door de automatisering van veel boekhoudkundige processen kunnen zij zich richten op uitdagendere en leukere taken, wat bijdraagt aan een aantrekkelijke werkomgeving. “We investeren veel in hun welzijn en werkplezier, en dat zie je terug in de klantrelaties,” voegt Schoffelen toe. Dit resulteert in een informele werksfeer waarin zowel klanten als medewerkers makkelijk met elkaar schakelen. “De relatie met de klant is voor ons cruciaal. We willen naast de ondernemer staan, niet tegenover hem. Daarbij is het voor ons belangrijk dicht bij onszelf te blijven,” besluit Schoffelen. “Voor mij draait het om meer dan alleen cijfers. Ik ben een sparringpartner voor de klant, niet enkel een CFO. Of het nu gaat om IT, financiën, of HR, ik luister, spiegel en leer van mijn klanten. Die inzichten neem ik mee, niet alleen voor hun groei, maar ook voor onze eigen ontwikkeling.”